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高校采購內控已啟程

2018年11月23日 09:01 來源:中國政府采購報打印

政府采購既是高校物資支撐的重要紐帶,也是黨政廉潔風險頻出的高發地帶,將內控建設引流到高校政府采購管理領域,能夠有效保證高校政府采購工作有序開展,助推高校采購活動在陽光下運行。

部門設置有區別,管理模式需“量身制作”

高校采購內控建設不僅關系著采購環節能否順暢銜接,而且還與財會、審計、紀檢監察等部門緊密連接,因此,內控建設對高校內部管理部門的協調運轉起著非常關鍵的作用。自高校進入政府采購管理體系后,各高校紛紛建立了獨立的采購部門。以部屬高校為例,目前,部屬高校所設置的采購部門主要分為兩大管理模式:一種是集中管理模式,采用獨立方式,建立貨物、工程、服務類采購的統一管理和執行平臺。另一種則是分散管理模式,多采用資產處與基建處相結合的方式?!敖逃恐睂?5所高校,2018年招標采購管理工作采用‘集中管理’模式的有45所。省屬地方高校從分散管理向集中管理轉變的情況逐年增多。集中管理成為學校加強采購管理的共識,也已成為一種發展趨勢?!焙戏使I大學招標與采購管理中心副主任賈賢龍表示。

各高校所設置的采購部門在名稱上有所不同,據調查得知,多數高校采用“采購”“招標”“管理”組合的名稱,如招標與采購管理中心;有的高校采用“政府采購”“招標”“管理”組合的名稱,如政府采購與招標管理中心;也有的高校單用“招標中心”來命名。不同的部門名稱顯示了各高校對采購部門的定位和功能要求存在差別。

除了部屬高校內部之間存在差異外,部屬高校與省屬高校在管理歸屬上也不統一,部屬高校依據的是中央集中采購目錄及相關政策,省屬高校依據的是當地財政部門的采購目錄及相關政策,故而,兩者在管理層面和執行層面所依據的政策不一致。

基于機構設置、部門名稱組合及管理屬性層面上的差別,我們也可以窺見,由于各高校發展模式及程序運轉的“土壤”存在差異,因此,內控建設更不能一概而論,各高校應以學校自身對部門設置的框架為基礎,量身制作一套符合自身發展的內控管理體系,而切忌搬用某一套內控建設模板。

歸口管理成趨勢,權責對等需考量

內控建設的執行需要依據國家政策制度的推動,近年來,國家宏觀層面不斷要求單位強化內部改革,尤其不斷鼓勵高校及科研院所要在“放管服”改革背景下轉變政府采購模式,提高政府采購效率。而如何轉變采購模式呢?系列相關政策重點強調實行歸口管理,以重塑政府采購內部結構,實現權責對等。

2014年,財政部下發了《行政事業單位內部控制規范(試行)》(財會〔2012〕21號),規定對政府采購活動實施歸口管理,在政府采購活動中建立政府采購、資產管理、財 會、內部審計、紀檢監察等部門或崗位相互協調、相互制約的機制。2015年,教育部下發了《關于直屬高校落實財務管理領導責任嚴肅財經紀律的若干意見》(教財〔2015〕4號),要求按照統一領導、歸口管理、分級負責、責任到人的管理原則,建立專門機構統一管理學校所有事業資產;建立或明確政府采購工作歸口管理機構。2016年,財政部下發了《關于加強政府采購活動內部控制管理的指導意見》(財庫〔2016〕99號),規定在落實主體責任中,采購人應當做好政府采購業務的內部歸口管理和所屬單位管理,明確內部工作機制,重點加強對采購需求、政策落實、信息公開、履約驗收、結果評價等的管理;在主要措施中,實施歸口管理。采購人應當明確內部歸口管理部門,具體負責本單位、本系統的政府采購執行管理。

據了解,目前,高校采購工作已由最初的分散狀態逐步轉向集中管理,大多高校也已經確定了歸口管理。除了歸口管理之外,內部控制的基本方法還包括不相容崗位相互分離、內部授權審批控制、預算控制、財產保護控制、會計控制、單據控制、信息內部公開等諸多方面,因此,歸口管理不是高校采購內部改革的終結,而是高校各部門相互銜接新方法,更是實現有效廉政風險管控的新起點。

高校如何在歸口管理的基礎上做好內部銜接呢?有專家指出,高校采購應在“不相容崗位分離”原則上,合理設崗,強化權責對等,細化各流程、各環節的執行標準,同時,建立崗位間制衡體系,設置采購需求制定、采購文件審核,合同履行、驗收管理、投訴質疑等分離崗位,以明確采購項目責任制,防范廉政風險。也有專家指出,高校需要明確職能部門的職責分工,建議歸口管理部門、審核部門、執行部門、支付部門等各個風險控制點進行分工而治,形成一個流程整體閉環。同時,專人專崗,以實現權責對等。

賈賢龍對此表示,歸口管理是內部控制的基本方法之一,也是實現權責對等的充分條件,而要實現權責對等,除了需要歸口管理的機構設置之外,還需要通過合理設崗、厘清責任、不相容崗位分離等制度性安排進行保障。具體而言,在明確崗位責任方面,學校需要認真梳理采購不同業務、環節、崗位需要重點控制的風險事項,劃分風險等級,建立制度規則、風險事項等臺賬,合理確定崗位職責。在不相容崗位分離方面,應當建立崗位間的制衡機制,采購需求制定與內部審核、采購文件編制與復核、合同簽訂與驗收等崗位原則上應當分開設置。

“從現狀來看,配備專業采購人員并不是一件容易的事情。政府采購工作是一項專業性和技術性很強的工作,而我國政府采購政策起步晚,高校政府采購專業人員更是少之又少,加之人員輪崗流動很大,高校政府采購隊伍嚴重缺少既懂政策又熟業務的固定型人才?!敝胁磕掣咝U袠斯芾磙k公室相關負責人對此分析,“建立精通業務的政府采購人才隊伍有利于助推采購活動高效運轉。首先,保證崗位設置的合理性是前提,理想的管理模式應是既能自控廉政風險,又能穩得住人才;其次,政策培訓和業務培訓要跟上,采購人員需要及時熟悉并精通政策,將政策與業務結合起來?!?/p>

“尤其是當前各高校政府采購正在進行信息化對接,隨著信息化轉型,數據安全成為新風險點,采購環節的信息化服務水平將成為采購相關方的新關注點,也將成為未來高校內控管理工作的新挑戰?!辟Z賢龍繼續稱。